Pagkakasundo ng Mga Libro | Mga Uri, Pinakamahusay na Kasanayan | Mga kapaki-pakinabang na Tip

Ang Pakikipagkasundo ng Mga Libro ay ang pakikipagkasundo na isinagawa ng kumpanya bago ang pagsara ng mga libro ng account nito upang matiyak na napapanahon ang mga libro at walang pagmamanipula o pandaraya sa mga libro ng mga account ng kumpanya.

Pagkakasundo ng mga Libro

Tulad ng alam nating lahat, ang Mga Libro ng Mga Account ay ang mga blueprint ng anumang negosyo. Ang pagpapanatili ng Mga Libro ng Mga Account ay ang susi sa pamamahala sa pananalapi.

Gayunpaman, ang pagpapanatili ng mga libro ng mga account ay hindi sapat. Kinakailangan din na ang mga account ay dapat na tumpak at kumpleto. Mayroong iba't ibang mga pagsusuri at kontrol na posible upang matiyak ito, ngunit ang isa sa pinakamahalaga at mahahalagang paraan ay ang "Pagkakasundo ng Mga Libro."

    Ano ang pagkakasundo?


    Ito ay isang proseso na naghahambing ng dalawang hanay ng mga talaan at pinag-aaralan ang mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawang hanay, kung mayroon man.

    Ang dalawang hanay ng mga tala na ito ay maaaring maging anumang mula sa buong gamut ng Mga Aklat ng Mga Account. Pangkalahatan, ang isang hanay ng talaan ay isang ledger mula sa Mga Libro ng kumpanya mismo na kailangang magkasundo at ang pangalawang hanay ng tala ay nakuha mula sa panloob o panlabas na mapagkukunan.

    hal., paghahambing ng bank book (panloob na mapagkukunan) vis-à-vis ng pahayag sa bangko (panlabas na mapagkukunan).

    Kailan nagagawa ang pagkakasundo?


    Karaniwan itong isinasagawa bago ang pagsara ng mga account. Maipapayo na gawin ito buwan-buwan upang ang mga libro ay napapanahon, ngunit maaari rin itong gawin sa isang buwan o taunang batayan.

    Ang mas mabibigat na dami ay dapat na dalas ng pagkakasundo upang ang proseso ng pagkakasundo ay mas makinis.

    Dapat silang gawin sa taunang batayan bago ma-sertipikahan ng mga awditor ang Mga Libro. Karamihan sa mga pakikipagkasundo ay paunang kinakailangan para sa mga layunin sa pagsusuri ng audit. Mula nang maisabatas ang Sarbanes Oxley (SOX) noong 2002, ang mga pakikipagkasundo ay naging mas kritikal dahil ang kinakailangang pagsunod ay tumaas sa ibang antas.

    Ano ang panahon kung saan ginagawa ang pagkakasundo?


    Isa sa mga kritikal na aspeto na dapat pangalagaan habang nagsasagawa ng pagkakasundo ay ang panahon para sa parehong hanay ng mga talaan ay dapat na pareho.

    Bilang pagpapatuloy sa halimbawang nakasaad sa itaas, hindi makatuwiran na ihambing ang bank book na nakuha para sa panahon na 01-Jan-16 hanggang 31-Mar-16 sa pahayag ng bangko para sa 01-Jan-16 hanggang 30-Jun-16. Dapat mayroong isang karaniwang batayan para sa paghahambing.

    Gayundin, isang mahalagang bagay na isasaalang-alang ay ang balanse sa Pagbubukas o Simula ay dapat palaging pantay para sa parehong hanay ng mga talaan. Sa kaso sa itaas, kung ang mga balanse sa 01-Ene-16 ay hindi magkapareho, ang pagkakaiba na ito ay dapat munang maitama sa halip na magpatuloy sa pakikipagkasundo para sa 01-Ene-16 hanggang 31-Mar-16.

    Bakit dapat isagawa ang pagkakasundo?


    Makita ang pandaraya

    • Madaling manipulahin ang mga libro ng account. Ang isang paraan ng pagtuklas ng pandaraya ay sa pamamagitan ng pagkakasundo. Unawain natin ito sa isang halimbawa.
    • Ang cashier ng ABC Corporation ay gumagawa ng pandaraya sa pamamagitan ng hindi pagtatala ng cash na natanggap mula sa mga customer. Sa paggawa nito, ang customer at cash ledger ay hindi nagbabago, at maaari niyang ibulsa ang natanggap na cash.
    • Ang isang simpleng paraan upang makita ang mga pandaraya tulad nito ay upang maisagawa ang pakikipagkasundo sa ledger ng customer. Kapag ang ledger ng Customer sa Mga Libro ng ABC ay inihambing sa ledger ng ABC sa Mga Libro ng customer, ang mga balanse ay hindi magtatali, at ang pandaraya ay matutukoy.

    Tiyaking kumpleto ang mga talaan:

    • Sa mga oras, ang ilang mga aktibidad ay nakakaapekto sa aming mga libro ngunit hindi maihahatid sa koponan ng mga account at samakatuwid, maaaring hindi makita.
    • Ang isang maliit na halimbawa ay isang tseke na idineposito ng isang customer nang direkta sa bank account. Kung hindi ipagbigay-alam ng customer, ang ledger ng bangko, pati na rin ang ledger ng customer, ay hindi kumpleto, na humahantong sa maling paglalarawan ng mga katotohanan.

    Tiyaking wasto ang mga talaan:

    • Mayroong mga pagkakataong magkamali ang mga tao sa proseso ng accounting.
    • Ang isang halimbawa ng mga pagkakamali ng tao ay ang maling pagkakalagay ng mga digit, hal., Ang Tunay na halaga ng mga benta ay Rs. 99,736, na kung saan ay maling naitala bilang Rs. 97,936.
    • Maaari itong malaman habang nakikipagkasundo sa mga account. Ang mga ito ay walang iba kundi ang mga error sa transposisyon, at sa kasong ito, ang pagkakaiba ay sa pangkalahatan ay nahahati sa 9.

    Pinakamahusay na kasanayan para sa proseso ng pagkakasundo


    Ang ilan sa mga pinakamahusay na kasanayan na maaaring gamitin upang ang pakikipagkasundo ay makakatulong makamit ang layunin nito ay ang mga sumusunod:

    1. Dapat mag-set up ang mga kumpanya ng isang Proseso ng Pakikipagkasundo na susundan sa panloob. Dapat itong sakupin ang dalas, mga pangunahing account kung saan dapat gawin ang pagsasaayos, na-standardize na mga format, atbp. Ang mga prosesong ito ay magkakaiba depende sa dami, uri ng industriya, mga lugar na may mataas na peligro, atbp. Ang patakaran ay dapat ihanda at ikalat sa Pangkat ng Pananalapi at Mga Account nang regular.
    2. Ang paghihiwalay ng mga tungkulin ay dapat sundin. Nangangahulugan ito na ang mga empleyado na nagtatala ng mga entry sa mga libro ng mga account ay hindi dapat maging bahagi ng proseso ng pagkakasundo. Titiyakin nito na muling susuriin ng isang tao ang gawaing ginawa ng iba pa.
    3. Ang awtoridad matrix para sa proseso ng gumagawa-checker ay dapat na sundin. Ang mga pahayag sa pagkakasundo ay dapat ding ihanda at suriin ng iba`t ibang mga empleyado batay sa pagtatalaga. Maaaring ihanda ng ehekutibo ang pahayag ng pagkakasundo, at maaaring suriin ng Tagapamahala ang pareho.
    4. Ang wastong pag-sign-off ay dapat na gawin ng naghahanda at checker upang sa tingin ng mga tao ay sapat na responsable.
    5. Ang mga mahigpit na timeline para sa pagkumpleto ng mga pakikipagkasundo ay dapat itakda upang makita ang mga pandaraya at gumawa ng mga napapanahong pagkilos.
    6. Ang saklaw ng panloob na pag-audit ay dapat ding isama ang pagsuri sa mga pahayag ng pagsasabwat.
    7. Ang proseso ng pag-apruba ay dapat itakda para sa pagpasa ng mga entry sa pagwawasto (kung may natuklasan sa panahon ng proseso ng pagkakasundo) para sa pagwawasto ng mga account. Titiyakin nito na ang gitna at itaas na pamamahala ay na-update paminsan-minsan.
    8. Ang mga sumusuportang dokumento (tulad ng Bank Statement, Customer's ledger, atbp.) Ay dapat na bumuo ng isang bahagi ng Reconciliation Statement kung aling pag-sign-off ang maaaring makuha.

    Paano ang hitsura ng isang pahayag ng pagkakasundo?


    Ang isang pahayag ng pagkakasundo ay dapat na kasing simple hangga't maaari. Dapat itong isama ang mga kinakailangang detalye tulad ng aling ledger na nagkakasundo, ano ang panahon ng pagkakasundo, kailan inihanda ang pagkakasundo, sino ang naghanda, nag-check, naaprubahan, atbp.

    Ang sumusunod ay isang simpleng format ng pahayag ng pagkakasundo:

    Ang ABC Co.
    Pahayag ng Pakikipagkasundo sa Bank noong 31-Mar-16
    Bank Account Hindi 00000xxxxxx
    Balanse ayon sa bawat Mga Aklat ng Mga Account sa 31-Mar-16xxx
    Idagdag:Pagsasaayos 1xxx
    Pagsasaayos 2xxx
    Pagsasaayos 3xxxxxx
    Mas kaunti:Pagsasaayos 4xxx
    Pagsasaayos 5xxxxxx
    Pagsasaayos 6
    Balanse ayon sa bawat Pahayag ng Bangko noong 31-Mar-16xxx
    Inihanda ni: Accountant
    Itinama ni: Manager
    Na-verify Ni: Controller sa Pananalapi

    Ang alinman sa dalawang mga hanay ay maaaring makuha bilang batayan at ang mga pagsasaayos ay dapat idagdag o ibawas, sa gayon makarating sa balancing figure.

    Sa format sa itaas, ang libro ng Bank ay kinuha bilang batayan. Gayunpaman, kung ang Bank Statement ay isinasaalang-alang bilang batayan, ang lahat ng mga pagsasaayos ay mababaligtad. Ang pagsunod sa dalawang kaso ay makakatulong upang maunawaan ito nang mas mabuti:

    Kaso A - Ang pagkuha ng Bank Book bilang batayan

    Balanse ayon sa bawat Mga Aklat ng Mga Account sa 31-Mar-169,700
    Idagdag:Ang mga tseke ay ibinigay ngunit hindi idineposito10,000
    Bank Interesado na kredito ng Bank7510,075
    Mas kaunti:Hindi naitala ang Mga Singil sa Bangko175175
    Balanse ayon sa bawat Pahayag ng Bangko noong 31-Mar-1619,600

    Kaso B - Ang pagkuha ng Bank Statement bilang batayan

    Balanse ayon sa bawat Pahayag ng Bangko noong 31-Mar-1619,600
    Idagdag:Hindi naitala ang Mga Singil sa Bangko175175
    Mas kaunti:Ang mga tseke ay ibinigay ngunit hindi idineposito10,000175
    Bank Interesado na kredito ng Bank7510,075
    Balanse ayon sa bawat Mga Aklat ng Mga Account sa 31-Mar-169,700

      Ano ang mga uri ng pakikipagkasundo?


    Pangunahing pahayag ng pagsasaayos na mahalaga at handa sa pang-araw-araw na accounting ng negosyo:

    1. Pagkakasundo sa bangko
    2. Pagkakasundo ng vendor
    3. Pakikipagkasundo sa customer
    4. Pakikipagkasundo sa pagitan ng kumpanya
    5. Pakikipagkasundo na tukoy sa negosyo

    Tatalakayin namin nang detalyado ang bawat isa sa mga pahayag na ito:

    # 1 - Pagkakasundo sa Bangko

    Inihanda ang isang pahayag sa pagkakasundo sa bangko hinggil sa aktwal na mga transaksyon na nakalarawan sa pahayag ng bangko na vis-à-vis na mga transaksyon na naitala sa aming libro sa bangko.

    Ang ilan sa mga kadahilanan ng pagkakaiba sa pagitan ng bank book at bank statement ay:

    1. Ang tseke ay ibinigay sa isang vendor ngunit ipinakita sa ibang araw

    (Sa mga oras, may mga tseke na lilitaw sa pahayag ng bangko na matanda na. Lipas na ang mga ito at hindi na maaaring ideposito pa. Mas mahusay na isulat ang mga ito at panatilihing malinaw ang Bank Book.)

    1. Ang halagang idineposito ng isang customer nang direkta sa aming bank account
    2. Ang interes sa bangko ay kredito ng bangko
    3. Ang singil sa bangko na na-debit ng bangko
    4. Mga error sa bangko (Bagaman bihira, ang mga pagkakamali ay maaaring mangyari sa pamamagitan ng mga error sa pagpasok ng data ay posible rin ng bangko)

    Ang lahat ng mga aktibidad na nauugnay sa pagbabayad at resibo ay sinusubaybayan sa pamamagitan ng bank book. Ang pagsasaayos nito ay makakatulong upang mapanatili itong nai-update.

    Upang gawing mas madali ang aming buhay, ang karamihan sa mga ERP sa accounting ay may mga built-in na tampok na makakatulong na direktang makuha ang pahayag ng pagkakasundo sa bangko.

    Ang pangunahing konsepto na ginamit sa mga ERP na ito ay nagtatala ng "petsa ng bangko" para sa bawat transaksyon. Ang isang petsa ng bangko ay isang petsa kung saan makikita ang transaksyon sa pahayag ng bangko. Ang ERP ay kumukuha ng ulat batay sa "Petsa ng Dokumento" kasama ang "Petsa ng Bangko."

    # 2 - Pagkakasundo ng vendor

    Inihanda ang isang pahayag ng pagkakasundo ng vendor upang matiyak na ang mga entry sa accounting na naipasa sa mga libro ng vendor ay umaayon sa mga entry sa accounting na naipasa sa aming mga libro.

    Ang mga kadahilanan para sa mga paglihis ay ang mga sumusunod:

    1. Ang Vendor ay maaaring hindi mag-book ng mga pagbabalik sa pagbili na nai-book sa amin.
    2. Ang mga tseke na inilabas namin ay maaaring hindi maipakita sa kanilang mga libro. Karaniwan itong nangyayari kapag ang tseke ay hindi nakalagay o nawala sa pagbiyahe.
    3. Goods-in-transit na hindi namin naitala ngunit naitala ng vendor;

    # 3 - Pakikipagkasundo sa Customer

    Ang isang pahayag sa pagkakasundo ng customer ay halos kapareho ng pagkakasundo ng vendor. Handa kaming suriin kung ang mga libro ng customer ay naka-sync sa aming mga libro. Karamihan sa mga corporate ituring ang pagkakasundo sa customer bilang isang priyoridad kaysa sa pagkakasundo ng vendor. Ito ay dahil ang pera ay matatanggap mula sa mga customer, at palaging mas mahusay na magkasundo upang ang mga pagbabayad ay hindi nakabinbin sa account ng ilang mga isyu patungkol sa mga entry sa accounting.

    Ang mga kadahilanan para sa mga paglihis ay ang mga sumusunod:

    1. Ang mga pagbabalik na nai-book ng mga customer ay hindi lilitaw sa aming mga libro.
    2. Ang mga buwis na binawas ng customer ay hindi naitala sa aming mga libro.
    3. Ang kalakal na in-transit na naitala bilang pagbebenta sa aming ledger.
    4. Direktang inilipat ang mga pagbabayad sa aming bank account na hindi naitala.

    Ang isang mahusay na kasanayan ay upang maisagawa ang buwanang pakikipag-ayos ng mga customer sa isang paikot na batayan. Ipaalam sa amin na ang isang korporasyon ay may 100 kakaibang mga customer, at ang mga pakikipagkasundo na humigit-kumulang 10-15 ledger ng customer ay dapat gawin bawat buwan.

    Gayundin, sa sandaling ang pagkakasundo ay nakumpleto at sertipikado ng parehong mga partido, ang isang sertipiko ng pagkumpirma ng balanse para sa naibigay na panahon ay maaaring maibigay. Titiyakin nito na ang mga balanse sa pagbubukas ay hindi kailangang suriin muli. Nakakatulong din ito upang malutas ang mga hindi pagkakaunawaan.

    # 4 - Pakikipagkasundo sa pagitan ng kumpanya

    Ang mga kumpanya ng pangkat (Holding, subsidiary, atbp.) Kailangang maghanda ng pinagsama-sama na Mga Libro ng Mga Account. Kailangang alisin ng Mga Aklat na ito ang mga transaksyon sa pagitan ng kumpanya tulad ng pagbebenta mula sa Holding Co. patungo sa Subsidiary Co nito. Para sa mga ito, naging pinakamahalaga na ang kanilang Mga Libro ng Mga Account ay palaging naka-sync at samakatuwid, dapat na magkasundo nang regular bago matapos ang proseso ng pagsasama-sama .

    # 5 - Pakikipagkasundo na tumutukoy sa negosyo

    Ang bawat negosyo ay kailangang maghanda ng iba pang mga pakikipagkasundo nang paulit-ulit sa mga pangunahing nabanggit sa itaas. Ang isang halimbawa nito ay ang pakikipagkasundo sa Mga Gastos ng Kalakal

    Ang pagsasaayos na ito ay hindi mailalapat sa industriya ng serbisyo dahil hindi sila nagtataglay ng imbentaryo. Gayunpaman, mahalaga ito para sa mga negosyong mayroong imbentaryo.

    Ano ang halaga ng ipinagbibiling mga bilihin?

    Nabenta ang halaga ng mga kalakal = Opening Stock + Purchases - Closed Stock

    Nabenta ang halaga ng mga kalakal = Pagbebenta - Kita

    Ang alinman sa dalawang pamamaraan ay maaaring makarating sa halaga ng mga kalakal. Parehong kailangang pareho ang halaga. Kung hindi, dapat maghanda ng isang pahayag sa pagsasaayos upang malaman ang mga dahilan ng mga pagkakaiba. Gayundin, dapat isagawa ang pisikal na pag-verify ng Stock ng Closed, at ang pareho ay dapat na makipagkasundo sa Closed Stock na lumilitaw sa Mga Aklat ng Mga Account.

    Mga kapaki-pakinabang na tip para sa MS Excel habang nagsasagawa ng mga pagkakasundo


    1. Ang isang standardisadong template ay dapat ihanda sa lahat ng mahahalagang pormula sa Excel. (Maaaring gamitin ang format na nakalarawan sa itaas)
    2. Sa kaso ng pakikipagkasundo ng Vendor / Customer, Invoice No. kumikilos bilang isang pamantayang larangan na maaaring makuha bilang isang batayan para sa pagganap ng pagpapaandar ng Vlookup at gawing mas prangka ang proseso ng pagkakasundo. Tiyaking gawin ang isang espesyal na i-paste pagkatapos gamitin ang Excel Vlookup Function.
    3. Hiwalay na salain ang mga entry sa debit at credit at pag-ayayan ang mga ito nang paisa-isa. Ang isa pang paraan upang paghiwalayin ang mga entry ay ang pag-filter sa mga ito sa uri, ibig sabihin, Mga Bayad, Mga Invoice, Return, Iba pang Mga Pagsasaayos. Ang pagsasaayos ng magkahiwalay na mga ito at pagkatapos ay pagdaragdag ng mga pagkakaiba ay napatunayan na maging kapaki-pakinabang.
    4. <