photosdematures.com

Ang Account Payable cycle na kilala rin bilang Procure to Pay ay ang serye ng iba't ibang proseso sa kumpanya na kinasasangkutan ng iba't ibang mga aktibidad na kinakailangan para sa pagbili ng produkto mula mismo sa paglalagay ng order para sa mga kalakal sa mga supplier, pagkatapos ay pagbili at pagkuha ng paghahatid ng mga kalakal at sa wakas ay gumagawa ng pangwakas na pagbabayad sa tagapagtustos laban sa pareho.

Ano ang Cycle Payable (AP) Cycle?

Ang ikot ng Payable na Mga Account ay kilala rin bilang 'Procure to Pay' o 'P2P' motors ay isang serye ng mga proseso na nagsasangkot sa departamento ng pagbili at pagbabayad ng kumpanya at dalhin ang lahat ng kinakailangang aktibidad mula sa paglalagay ng isang order sa mga supplier, pagbili ng kalakal at paggawa ng pangwakas na pagbabayad. sa mga supplier.

Ang bawat negosyo ay mayroong dalawang pangunahing siklo ng Negosyo - ikot ng kita at ikot ng paggasta.

• Kasama sa Revenue Cycle ang mga aktibidad tulad ng mga benta, marketing, ugnayan ng customer, koleksyon ng kita, atbp.
• Kasama sa Siklo ng Paggasta ang mga pagbili, pagbabayad ng tagapagtustos, gastos sa paggawa, sahod, at suweldo, atbp. Ang ikot na babayaran na account ay isang makabuluhang bahagi ng ikot ng paggasta.

Ang mga sumusunod ay ang Mga Hakbang na kasama sa Mga Account na Bayad na Ikot -

1. Pagpapasiya ng Mga Kalakal na Kinakailangan
2. Proseso ng Pagkuha
3. Maghanap para sa Mga Tagatustos
4. Kahilingan para sa Panukala
5. Suriin ang Pagtanggap ng Sipi
6. Negosasyon
7. Order sa Pagbili
8. Ang Kumpirmasyon ng Tagatustos
9. Tungkulin ng Mga Tagatustos
10. Sa Matagumpay na Paghahatid ng Mga Kalakal
11. Entry ng Invoice
12. Pagbabayad

Talakayin natin nang detalyado ang mga ito -

Mga Hakbang Kasama sa Mga Payout Cycle na Maaaring Bayaran

Ang mga sumusunod ay mga hakbang na kasama sa pagkuha upang magbayad ng ikot:

# 1 - Kinakailangan ang Pagpapasiya ng Mga Produkto

Ang mga pagbili ay ginawa batay sa mga stock na kinakailangan ng departamento ng produksyon ng kumpanya. Kinikilala ng manager ng produksyon ang mga kinakailangang supply at ipapaalam sa departamento ng pagbili.

# 2 - Sinimulan ng Kagawaran ng Pagbili ang Proseso ng Pagkuha

Matapos makuha ang pag-apruba ng mga kahilingan sa supply mula sa produksyon, titingnan ng departamento ng pagbili kung ang ilang mga katulad na order ay nailagay na; kung hindi, magkakaroon ng mga sariwang dokumento ng mga order sa pagbili.

# 3 - Maghanap para sa Mga Supplier

Ang paghahanap ng mga tagapagtustos ay isang mahirap na trabaho na may kasamang iba't ibang mga kadahilanan tulad ng lokalidad, kadalian sa transportasyon, mga patakaran sa kredito, mabuting kalooban ng tagapagtustos at mga produkto nito, nakaraang koneksyon sa kumpanya, at marami pa. Gayunpaman, ginugusto ng kumpanya ang mga transaksyon sa mga sinusubukan at nasubok na mga supplier. Sa ibang mga kaso, ang mga potensyal na tagapagtustos ay napili nang lokal, nasyonal o internasyonal na gumagamit ng isang online na negosyo sa mga portal ng negosyo (tulad ng Alibaba.com), mga referral, atbp.

# 4- Kahilingan para sa Panukala

Matapos pumili ng ilang mga potensyal na tagapagtustos, isang pormal na dokumento ang maihahatid upang makatanggap ng mga sipi ng mga item. Ang dokumento ay tinukoy bilang isang kahilingan para sa panukala (RFP). Nagpadala ang tagatustos ng isang panukala, kabilang ang mga rate ng produkto at kalidad, at hinihiling sa kumpanya na gawin ang negosyo sa kanila.

# 5 - Suriin ang Pagtanggap ng Sipi

Sinusuri ng kumpanya ang mga sipi na ipinapadala ng iba't ibang mga tagapagtustos at sinasala ang mga tagapagtustos na maaaring matupad ang mga kinakailangan ng kumpanya. Ipinaaalam ng kumpanya sa mga napiling tagapagtustos tungkol sa interes nito sa paggawa ng mga deal sa pagbili.

# 6 - Sinimulan ng Kumpanya ang Proseso ng Negosasyon

Ang negosasyon ay isang napakahirap at kung minsan ay matagal na proseso kung saan hinihiling ng mamimili sa nagbebenta na ibababa ang mga rate nito, mag-alok ng patakaran sa liberal na kredito at iba pang pangunahing mga tuntunin sa negosasyon tulad ng mga diskwento, kalidad ng mga produkto, singil sa kargamento, paghahatid, at mga termino para sa seguro. Ginagawa ng proseso ng negosasyon ang pagsala, at nakilala ng kumpanya ang pinakamahusay na mga tagapagtustos.

# 7 - Order sa Pagbili

Ang kumpanya sa pag-apruba sa nais na tagapagtustos ay nagbibigay sa kanya ng order sa pamamagitan ng pagpapadala ng opisyal na dokumento ng order ng pagbili. Kinukumpirma nito ang tagapagtustos tungkol sa mga kinakailangan ng kumpanya at ang deadline para sa paghahatid ng mga produkto o serbisyo.

# 8 - Ang Kumpirmasyon ng Tagatustos

Nagsisimula ang kasunduan kapag sumang-ayon ang isang tagapagtustos na ibenta ang mga produkto nito sa hiniling na mga tuntunin at kundisyon. Ang isang kumpirmasyon ng pagtanggap ay kailangang maipadala ng tagapagtustos sa nakasulat sa pamamagitan ng post o email.

# 9 - Tungkulin ng Mga Tagatustos

Tungkulin ng tagapagtustos na ihanda ang mga kalakal at maipadala kasunod ng mga deadline na mahigpit at panatilihin ang kaalaman ng kumpanya tungkol sa pag-unlad ng order. Dapat ipadala ang abiso kapag handa nang ipadala ang mga kalakal at isang paunawa sa pagpapadala, kasama ang mga wastong dokumento na tumutukoy sa isang paglalarawan ng mga kalakal, kabilang ang timbang o mga yunit, petsa ng paghahatid, lokasyon, atbp.

# 10 - Pag-iinspeksyon sa Naihatid na Mga Produkto

Nagsisimula ang proseso ng pag-iinspeksyon, na kinabibilangan ng parehong mga pagsusuri sa kalidad at dami. Sinusuri ng kagawaran ng pagbili kung ang naihatid na kalakal ay ayon sa order ng pagbili.

# 11 - Entry ng Invoice

Sa matagumpay na pag-iinspeksyon, kung ang akma sa lahat ay angkop, ang departamento ng pagbili ay nagpapadala ng pag-apruba sa mga account na babayaran na kagawaran upang simulan ang proseso ng pagbabayad. Ang kagawaran na babayaran na mga account sa gayon ay gumagawa ng isang tala ng invoice, na naglalaman ng lahat ng mga pagtutukoy tungkol sa pagbabayad tulad ng huling petsa at / o isang huling petsa na may diskwento, halaga ng muling pagbabayad, at iba pang mga opisyal na detalye.

# 12 - Pagbabayad

Matapos ang bawat kinakailangang tseke, ang mga kagawaran na babayaran na account ay nagsisimulang gumawa ng mga pagbabayad sa tagatustos ng bahagyang o ganap ayon sa pamantayan ng kumpanya. Mayroong iba't ibang mga paraan upang gumawa ng mga pagbabayad sa mga supplier tulad ng:

• Pagbabayad ng cash
• Suriin ang pagbabayad (o iba pang mga instrumento na maaaring makipag-ayos)
• Online na paglipat ng third-party
• Pagbabayad ng credit card
• Ang mga pagbabayad sa dolyar o iba pang dayuhang pera (karaniwang nalalapat sa mga transaksyon sa pag-import);
• Ang pagbabayad ng bayarin, ibig sabihin, pagbabayad ng ilang mga kalakal at / o mga serbisyo laban sa mga kalakal at / o mga serbisyong natanggap ng tagapagtustos.

Mga May-katuturang Dokumento na Nasangkot sa AP Cycle

Ang mga sumusunod ay mahalagang dokumento na kasama sa pagbili upang magbayad ng ikot:

# 1 - Order ng Pagbili

Ang departamento ng pagbili ng kumpanya ay bumubuo ng isang order ng mga kinakailangang kalakal at ipinapadala ito sa vendor. Ang detalye ng pagkakasunod-sunod sa vendor tungkol sa mga item kasama ang mga dami nito. Tinutukoy din nito ang isang petsa kung saan kinakailangang maihatid ang mga kalakal.

# 2 - Tumatanggap ng Ulat

Matapos maihatid ang mga kalakal, susuriin ng pamamahala ang pagpapadala at suriin ang kalidad, dami, at iba pang mahahalagang aspeto. Matapos ang isang buong inspeksyon, lumilikha ito ng isang detalyadong ulat na tinatawag na pagtanggap ng ulat.

# 3 - Vendor Invoice

Ang dokumento ay ang ligal na kontrata kung saan idetalye ng vendor ang mga kalakal, ang rate bawat yunit, at ang kabuuang halaga kasama ang naaangkop na buwis na halaga. Tinutukoy din nito ang patakaran sa kredito at ang huling petsa para sa pagbabayad.